Les entreprises essaient toujours de trouver comment rendre leur processus de voyages d’affaires plus efficace. Un système de gestion de voyages professionnel vous aide à gérer les frais de voyage et les remboursements tout en rendant l’expérience employé exceptionnelle.
Selon les rapports, en 2021, les voyages d’affaires représentaient 20 % des dépenses touristiques mondiales.
Voyons pourquoi la gestion des voyages d’affaires est nécessaire pour les entreprises.
Quelle est l’importance de la gestion des voyages d’affaires ?
Une société de gestion de voyages ou un gestionnaire de voyages gère généralement la gestion des voyages d’affaires. Il garantit que les employés respectent les politiques de voyage.
En outre, il gère des tâches telles que l’organisation de voyages d’affaires, la recherche des meilleures offres avec les compagnies aériennes et les hôtels et l’envoi de rapports en temps réel au service financier.
Il contribue à éviter les dépenses excessives en matière de voyages et détermine également la manière dont les employés planifient leurs déplacements professionnels. De plus, un bon programme de voyages d’affaires est essentiel pour assurer la sécurité des voyageurs d’affaires.
Les principaux facteurs d’un processus efficace de gestion des voyages d’affaires pour les entreprises
Ce n’est un secret pour personne : la gestion des voyages d’affaires est devenue si populaire car elle couvre toutes les bases du voyage d’affaires. Mais trouver le système de gestion des voyages adapté à votre entreprise peut s’avérer difficile. Il existe tellement d’options et de prix que savoir par où commencer lors de la planification de votre voyage d’affaires peut demander beaucoup de travail. Voici ce que vous devez savoir sur la gestion des voyages d’affaires et pourquoi elle est essentielle.
Minimiser les dépenses
L’un des avantages de l’utilisation d’un programme de gestion des voyages est que vous devez dépenser moins en voyages. Vous aurez un gestionnaire de voyages qui sait ce qu’il fait. Ils vous aideront à trouver les meilleures offres pour votre entreprise, des tarifs d’hébergement à l’assurance en passant par les billets d’avion et autres dépenses liées au voyage.
Une infrastructure de gestion des voyages bien structurée fait gagner à vos employés un temps précieux, ce qui signifie qu’ils seront plus productifs, ce qui se traduit par un retour sur investissement par employé plus élevé.
Itinéraires et conseils
Si vous souhaitez visiter certains des meilleurs endroits et bénéficier des meilleures offres et avantages, vous avez besoin d’aide pour la gestion des voyages d’affaires. Les voyages d’affaires sont un gros problème, alors trouvez un prestataire de services qui sait ce qu’il fait et qui peut vous aider à obtenir les meilleures offres. Différentes entreprises ont différentes manières pour les employés de créer leurs itinéraires de voyage d’affaires. Planifiez les coûts, ainsi que les tâches et les politiques de voyage. La plupart du temps, les employés utilisent des outils de réservation en ligne. Certaines grandes entreprises disposent de personnel ou d’agences de voyages capables d’élaborer des plans de voyage pour les hauts dirigeants ou les employés qui voyagent beaucoup. Les entreprises disposant d’un programme de voyages peuvent utiliser un logiciel de gestion des voyages et des outils de réservation en ligne pour garantir que les voyageurs créent des voyages qui respectent les directives de voyage tout en mettant en place un système d’approbation des voyages et de reporting des voyages et des dépenses.
Gestion efficace
Il s’agit d’assurer la sécurité et la productivité de vos employés tout en surveillant leurs frais de déplacement. Alors que de nombreuses entreprises se tournent vers les voyages d’affaires, il n’est pas surprenant que la plupart des entreprises choisissent une société de gestion de voyages pour garantir la sécurité de leurs employés et respecter toutes les règles de voyage.
Plus de productivité et de retour sur investissement
Un système de gestion des voyages permet aux employés de se sentir détendus et motivés à chaque étape du voyage pour atteindre les objectifs du voyage d’affaires, leur permettant de se concentrer uniquement sur leur travail, ce qui conduit à de meilleurs résultats.
Si vous souhaitez réduire vos frais de déplacement et optimiser vos dépenses tout en réalisant des bénéfices, la gestion des voyages peut vous aider à y parvenir.
Les outils et plates-formes ont un prix, mais cela en vaut la peine en termes de concentration, de gain de temps, de contrôle des dépenses et d’optimisation.
Après le coût d’intégration initial, vous obtenez des informations en temps réel sur vos dépenses de voyage, vous permettant de prendre de meilleures décisions concrètes.
Vous pouvez économiser sur les vols, vous assurer que chaque reçu est documenté et organiser votre hébergement d’entreprise au tarif le plus compétitif.
Définir les limites des dépenses et le respect des politiques
Il s’agit de développer des politiques de voyages d’affaires qui réduisent les frais de déplacement. De nombreuses entreprises exigent que la gestion des voyages d’affaires non seulement fixe des limites de coûts, mais qu’elle surveille et fasse également respecter ces limites.
Idéalement, la gestion des voyages lie le respect des politiques de remboursement. Ses systèmes devraient également empêcher les employés de prendre des dispositions de voyage qui ne sont pas conformes aux politiques de l’entreprise.
Étant donné que les circonstances nécessitent parfois des exceptions, des mécanismes d’approbation flexibles doivent être mis en place.
De nombreuses entreprises proposent également une carte de crédit d’entreprise. Cette carte permet un meilleur suivi des voyages et des dépenses, une réservation de voyage plus facile, des remboursements plus rapides et des données en temps réel sur les frais de voyage.
Rapports et analyses
Une gestion efficace implique de collecter et de résumer toutes les dépenses dans des rapports par la direction des voyages. Les équipes financières peuvent ensuite utiliser ces données pour suivre combien d’argent les voyageurs d’affaires dépensent au cours de la période comptable et créer des budgets et des projections actuels et futurs.
Assistance disponible 24h/24 et 7j/7
Parfois, une équipe de gestion des voyages d’affaires servira d’intermédiaire entre les employés, les superviseurs et l’audit. De nombreuses entreprises font appel à des agences de voyages pour disposer d’outils avancés de gestion des voyages. Ils peuvent fournir davantage d’aide, comme amener les gens vers et depuis les aéroports, organiser des réservations pour des dîners ou aider les voyageurs en cas de besoin. À l’exception des cadres supérieurs et des VIP, les employés peuvent utiliser des outils d’auto-assistance pour gérer les tâches habituelles liées aux voyages.
Concernant les voyages d’affaires, plusieurs aspects peuvent mal tourner, comme les vols qui ne peuvent pas arriver ou ceux qui retardent. Avec des fuseaux horaires différents et des employés de retour au travail avec leurs responsabilités, il est difficile de nommer quelqu’un pour s’occuper de tous ceux qui partent en voyage. C’est là qu’intervient un responsable des voyages d’affaires. C’est comme avoir quelqu’un de garde 24h/24 et 7j/7 pour s’assurer que tout se passe bien.
Gestion des risques
La gestion des risques peut être l’un des aspects les plus négligés des voyages d’affaires en interne, mais c’est aussi l’une des erreurs les plus coûteuses que vous puissiez commettre si vous n’êtes pas vigilant. Un gestionnaire de voyages d’entreprise surveille tous les voyageurs et leur sécurité. Ils tiennent votre direction au courant.
Note finale : les entreprises peuvent bénéficier de la gestion des voyages d’affaires
Les entreprises peuvent tirer le meilleur parti de leurs projets de voyage en travaillant avec une société de gestion de voyages. Ils géreront tout, de la réservation de vols et d’hôtels à la location de voitures et aux transferts pour les événements professionnels.
Un système de gestion de voyages transparent comme ITILITE permet aux gestionnaires de voyages de garder tout organisé et de se dérouler sans problème. Que vous exploitiez un programme de voyages international ou que vous ayez quelques agents itinérants, ils peuvent vous aider à planifier les processus et les plans pour atteindre vos objectifs et soutenir vos voyageurs.
